O que é e como utilizar a Gestão de Projetos na sua empresa

A gestão de projetos consiste em práticas, metodologias, habilidades e conhecimentos para atingir resultados específicos de criação, além de serviços que sejam exclusivos e únicos, conforme as propostas idealizadas.

Esses resultados possuem um prazo para serem entregues e orçamentos que os gestores devem seguir.

Podem ser criados vários projetos dentro da mesma área e existir a repetição dos procedimentos, porém o desenvolvimento e os resultados sempre serão distintos em cada novo planejamento.

Isso acontece porque cada criação possui uma posição estratégica própria a ser alcançada. Para completar, segundo o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK, da sigla em inglês Project Management Body of Knowledge), feito pelo Project Management Institute, um projeto é:

“Um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultados únicos. Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo e, por isso, um escopo e recursos definidos.”

Para realizar um projeto, o gestor deve seguir determinados processos e procedimentos, que existem para prever consequências, sejam elas positivas ou negativas.

Assim, é possível estudar o sucesso dos resultados e também os riscos de erros que podem ser analisados e reajustados, restaurando o andamento do objetivo inicial.

Vamos conhecer, abaixo, quais são os procedimentos de uma gestão de projetos.

5 etapas da Gestão de Projetos

Para realizar e garantir uma boa gestão, existem cinco passos que se repetem a cada nova proposta.

Esses procedimentos auxiliam no alcance dos resultados e por isso são conhecidos como “ciclo de vida de um projeto”, ajudando a equipe a trilhar um caminho mais seguro em busca de suas metas.

1.  Início

Primeiro, deve-se definir o projeto, ou seja, ter em mente qual será o produto ou serviço desenvolvido afim de aprová-lo.

Nessa fase, o gestor precisará:

• estudar a possibilidade de realizar o projeto;
• dar a ele um título;
• encontrar colaboradores que se alinhem ao projeto e possam contribuir com ele;
• selecionar as ferramentas de gestão adequadas para iniciar o desenvolvimento; e
• entender os objetivos, exigências e riscos do projeto.

Vamos ao próximo passo.

2.  Planejamento

O planejamento se concentra em criar um guia para todos os envolvidos seguirem durante a execução. É nessa fase que os objetivos serão estabelecidos e deve-se escolher uma metodologia para definição de metas.

Independentemente de qual das duas metodologias você escolher, é preciso lembrar que é nessa etapa que os objetivos do projeto são definidos e o plano de gestão começa o seu desenvolvimento.

Isso significa conhecer obrigatoriamente quais serão os custos, a qualidade, recursos, prazo e métricas de performance.

Olhe nossas sugestões de metodologias.

2.1. S.M.A.R.T.

Essa primeira metodologia auxilia na segurança dos objetivos, garantindo que eles sejam precisamente analisados, ajudando também a compreender melhor cada meta estabelecida.

A sigla S.M.A.R.T, em inglês, significa:

• Specific (específico) – responda às questões: quem, o quê, onde, quando, quais e por quê.
• Measurable (mensurável) – elabore critérios que mensurem o sucesso do objetivo.
• Attainable (alcançável) – reconheça as metas mais relevantes e o que é preciso para alcançá-las.
• Realistic (realista) – você deve estar disposto para trabalhar em direção aos objetivos.
• Timely (temporal) – dê um prazo certo para atingir os resultados.

2.2. C.L.E.A.R

Levando em consideração a forma acelerada em que os atuais negócios se desenvolvem, esse método determina os objetivos pensando na rapidez dos processos.

Também vem de uma sigla em inglês que significa, respectivamente:

• Collaborative (colaborativo) – os objetivos devem incentivar o trabalho em grupo entre os colaboradores.
• Limited (limitado) – as metas devem ter um objetivo limitado e um tempo específico para conclusão.
• Emotional (emocional) – as metas também devem tocar nos interesses dos funcionários para formar uma conexão emocional.
• Appreciable (considerável) – encaixe objetivos maiores em pequenas tarefas que podem ser rapidamente finalizadas.
• Refinable (aprimorável) – em caso de contratempos, seja flexível e redefina objetivos quando necessário.

3.  Execução

É na execução que começa a prática do projeto. Para que você compreenda melhor como funciona o progresso, ao marcar o início dessa fase é importante:

• distribuir recursos;
• implementar os planos de gestão de projetos;
• direcionar e gerenciar a prática do projeto;
• atribuir funções;
• realizar reuniões de situação;
• atualizar o cronograma do projeto; e
• alterar os planos quando necessário.

4.  Monitoramento

O monitoramento anda ao lado da execução, ou seja, devem acontecer simultaneamente.

O gestor precisa estar atento ao andamento do projeto para garantir que tudo está acontecendo de acordo com o planejado e, quando necessário, realizar os reajustes em função do objetivo traçado no início.

É durante o monitoramento que os recursos, performance, riscos, atualizações e mudanças de planos são frequentemente analisados.

5.  Encerramento

A última fase conclui o projeto. Aqui, é indicado que o gestor realize uma reunião e avalie os pontos positivos e negativos de todo processo.

Também é importante reconhecer o trabalho da equipe e realizar algum evento comemorativo com os envolvidos, que dedicaram seu tempo, conhecimento e se esforçaram para finalizar suas tarefas com um objetivo em comum.

Importância da gestão de projetos na empresa

A gestão de projetos deve ser considerada dentro de uma empresa porque projetar é uma forma de valorizar e beneficiar os serviços prestados, otimizando orçamentos, prazos, recursos e lidando de forma eficaz com as constantes mudanças tecnológicas disponíveis no mercado, capazes de aprimorar as tarefas.

Acolhendo essa prática, será possível competir de forma mais eficiente na sua área de atuação, fortalecer a empresa alinhando os resultados do projeto com os objetivos desejados e ajustar de forma adequada as metas da organização, sendo possível atingi-las de forma apropriada.

Além de centralizar e manter organizada todas as informações do projeto, a gestão ajudará a sua empresa a ser reconhecida por prestar um bom serviço, realizando entregas dentro do prazo estipulado, conforme o custo esperado e com qualidade.