Guia do onboarding perfeito: como agir e o que não fazer

Fazer um onboarding, ou seja, integrar novos funcionários em uma empresa com o objetivo de torná-los produtivos e engajados da melhor forma e o mais rápido possível, vai além de apenas apresentar os colaboradores à equipe ou a estrutura da organização e envolve treiná-los e orientá-los, além de inseri-los na cultura.

O onboarding adequado aumenta significativamente as chances de sucesso dos recém-chegados em seus novos cargos e, consequentemente, reduz o turnover.

Fique sabendo: um estudo da empresa de software norte-americana UrbanBound mostrou que empresas com programas de onboarding bem desenhados têm uma retenção 50% maior de novas contratações!

Quer saber como acertar por aí? Continue lendo este artigo.

O que é onboarding?

Onboarding nada mais é do que um processo voltado ao acolhimento e à integração de um novo funcionário em uma empresa; é uma recepção a um novo membro da equipe pensada de forma a garantir que ele se sinta parte dela desde o primeiro dia e que tenha uma excelente employee experience dentro da corporação.

Esse processo difere de outros dois conhecidos principalmente no universo corporativo: o crossboarding e o offboarding. Confira no quadro adiante.

No decorrer da leitura, a partir de agora, você vai conhecer detalhes especificamente sobre o onboarding.

Como funciona um onboarding?

Uma boa integração de novos funcionários pode ser resumida por quatro palavras começadas com a letra “C”, conhecidas como os “4 C's” do onboarding – conformidade, clarificação, cultura e conexão – e terá como meta fazer com que eles se adaptem rapidamente à cultura organizacional e se sintam engajados desde o momento da admissão.

Tem conformidade legal

O onboarding deve estar adequado tanto às leis trabalhistas quanto às políticas e aos procedimentos da empresa, portanto, inclui a apresentação de normas internas, regulamentos de segurança, políticas de comportamento e outras diretrizes importantes.

Quando um novo colaborador tem clareza sobre as regras a serem seguidas, a empresa evita problemas futuros e o ajuda a se sentir seguro em relação ao que é esperado dele.

Garante expectativas alinhadas (clarificação)

Outro foco do processo é garantir que os funcionários entendam suas responsabilidades e as expectativas ligadas às suas funções, algo que tem tudo a ver com a gestão de equipe que os líderes farão do time no qual cada novo liderado ingressa.

A clarificação depende de uma comunicação clara sobre o que cada colaborador deve realizar e como o desempenho será medido.

Prioriza a cultura organizacional

No onboarding, valores, crenças e comportamentos fundamentais para o sucesso da empresa são repassados para os recém-chegados. Isso pode incluir treinamentos de diversidade e inclusão, orientações sobre comportamento com o restante do time, treinamentos de lideranças, dicas de gestão de crise etc.

Quanto mais cedo o colaborador absorver a cultura da organização, mais rápido ele se sentirá parte da equipe e trabalhará em alinhamento com os objetivos estratégicos do negócio.

Visa criar conexões humanas

O último “c” do onboarding foca na criação de conexões humanas e de redes de apoio dentro da empresa, o que significa que o processo ainda deve incentivar e dar suporte à construção de relacionamentos entre colegas de trabalho, promovendo um ambiente colaborativo.

Facilitar essa conexão contribui para que o colaborador se sinta valorizado e motivado a contribuir para o sucesso da equipe. O mesmo vale para quem já está no time há mais tempo: é tudo bem recíproco!

Você vai perceber que cada etapa do processo acaba sendo importante tanto para quem chega quanto para quem já veste a camisa da empresa…

Qual a importância do onboarding de novos funcionários?

Retenção de talentos, índices mais altos de satisfação e engajamento e aumento da produtividade são três de vários aspectos positivos que um onboarding adequado leva ao cotidiano de empresas de todos os portes e setores.

Dá uma olhada na lista de vantagens!

• Retenção de talentos e redução de turnover
• Maior atração de interessados em novas vagas
• Corte de custos com demissões
• Processos de recrutamento e seleção mais assertivos
• Mais satisfação e engajamento
• Garantia de clima organizacional colaborativo
• Aumento da produtividade
• Metas atingidas mais rapidamente
• Melhores resultados individuais e coletivos

E o processo pode ser feito presencialmente, mas também em ambiente online. Seguindo as dicas apresentadas nos próximos tópicos, não tem erro!

Como fazer o onboarding de novos funcionários em 5 etapas

Cabe aos líderes e gestores junto com o setor de Recursos Humanos da empresa planejar e executar uma série de etapas que facilitem a integração dos novos funcionários e promovam uma adaptação bem-sucedida.

Elas acontecem pelo menos até o final do período de experiência da pessoa – 90 dias contados a partir da admissão –, mas podem durar até seis meses, principalmente no caso de ingressos em posições de liderança e/ou setores mais técnicos.

1. Organize a chegada

Mantenha uma comunicação aberta e transparente com cada novo colaborador desde o momento da aceitação da proposta. Envie um e-mail de boas-vindas com informações sobre o primeiro dia de trabalho, documentos necessários para assinatura do contrato e expectativas da empresa.

Além disso, organize o espaço de trabalho do novo colaborador, garantindo que ele tenha todos os equipamentos e materiais necessários para iniciar suas atividades.

2. Acolha no primeiro dia

No primeiro dia, foque em criar uma experiência acolhedora: apresente o novo funcionário à equipe, lhe forneça uma visão geral da empresa, fale sobre missão, visão e valores da corporação, realize um “tour” pelas instalações e forneça um kit de boas-vindas.

3. Ajude no aprofundamento do conhecimento durante a primeira semana

Do segundo dia em diante, ofereça treinamentos básicos e introduza o(a) recém-chegado(a) aos sistemas e às ferramentas que serão utilizados no dia a dia. Realize reuniões com líderes diretos para discussão de responsabilidades, metas e expectativas, e ofereça suporte contínuo para solução de dúvidas. Promova o aprendizado!

4. Monitore a evolução no primeiro mês

Nos 30 dias que seguem a admissão, realize reuniões regulares de feedback para avaliar o progresso e ajustar o que for preciso. Sempre mantenha uma comunicação aberta e forneça suporte contínuo, ajudando o colaborador a se sentir parte integrante da equipe.

5. Faça uma avaliação formal ao término da experiência

Após 90 dias da execução da primeira etapa do processo, reúna-se com o colaborador para um feedback formal e completo de seu desempenho no período (avaliações de desempenho). Comente a adaptação, revise metas e expectativas se necessário, trace formalmente um plano de desenvolvimento ou ajuste o que já tenha sido traçado.

Ouça o que o funcionário tem a dizer! Nesse momento, cabe ao RH e aos gestores reforçar o compromisso da empresa com seu crescimento e sua satisfação.

Vai fazer onboarding online? Nada muda, exceto o fato de que, nele, as informações e os treinamentos são transmitidos remotamente.

O que é e como fazer onboarding online?

O onboarding online é o processo de boas-vindas de um novo colaborador à uma empresa feito de forma remota, algo cada vez mais comum no Brasil e no mundo, e muitas vezes benéfico para as corporações em termos de custo-benefício. Realizá-lo com eficiência exige uma abordagem estratégica e o uso de tecnologias adequadas.

Aqui estão algumas dicas para um processo de sucesso no digital:

• utilize softwares de videoconferência, plataformas de gestão de projetos e sistemas de compartilhamento de arquivos;
• ofereça um canal de comunicação através do qual o colaborador possa fazer perguntas e se sentir conectado com a equipe desde o início;
• crie um cronograma detalhado de atividades para os primeiros dias;
• aplique treinamentos como os que seriam aplicados presencialmente e certifique-se de que o(a) recém-chegado(a) esteja atendendo a todos; e
• não deixe de dar e coletar feedbacks pelo menos uma vez por semana!

Seja online ou presencialmente, para tornar o onboarding ainda mais atraente, se possível, designe um mentor ao funcionário para que ele receba orientações individualmente ou experimente a gamificação.

Práticas voltadas à personalização e adequação das etapas às necessidades e possibilidades de cada colaborador são igualmente interessantes.

Cabe ainda usar ferramentas digitais mesmo para quem trabalha no espaço físico da organização e aumentar a interatividade durante os treinamentos (com simulações e vídeos, por exemplo) e envolvimento do restante da equipe.

Aos pouquinhos, vá melhorando cada iniciativa!

Como melhorar o processo de onboarding?

Ajustes contínuos, adaptação das etapas às necessidades específicas do cargo e foco num processo cada vez mais dinâmico e engajador ajudam o RH das empresas e melhorar as boas-vindas aos recém-chegados, principalmente se somados, por exemplo, a pesquisas de satisfação e reuniões 1:1.

O uso de métricas, como tempo de adaptação e performance inicial, também pode oferecer insights valiosos para otimizar o processo.

Agora, acima de tudo, existem alguns erros muito comuns que precisam ser evitados ou eliminados. Confira antes de ir!

Finalmente, entenda que dar orientações não é o mesmo que fazer onboarding, separe as burocracias da experiência de boas-vindas para torná-la positiva e memorável e, então, colha os frutos de todo o trabalho! Mãos à obra.