Comunicação interna: o que é, modelos e exemplos!

A comunicação interna nas empresas é um dos fatores que mais impactam no ambiente de trabalho e no engajamento dos colaboradores. Ela é uma ferramenta poderosa e pode ajudar também na retenção de talentos e no aumento da produtividade.

Tudo se for construída e aplicada de forma correta!

Segundo uma pesquisa feita em 2022 pela Ação Integrada – Agência de Comunicação, em parceria com a Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE), cerca de 53% das empresas têm investido em canais internos de comunicação.

E você, já está usando esse recurso no seu empreendimento? Descubra agora o que a ferramenta é de fato e como ela pode alavancar o trabalho e melhorar o dia a dia por aí.

O que é comunicação interna?

A comunicação interna é uma estratégia usada por empresas que desejam compartilhar as principais mensagens sobre o cotidiano dos negócios, novas ações, normas e novidades aos seus funcionários.

Ela se destaca dentre os melhores métodos usados pelas organizações para conversarem com os colaboradores de forma direta, simples e transparente.

A comunicação interna nas empresas ajuda a centralizar todo o discurso da companhia e permite o alinhamento de cada setor com o que é importante saber e conhecer, além de dar clareza sobre qual é o momento atual e quais são as iniciativas priorizadas atualmente na instituição.

Através dessa estratégia, você também pode divulgar e relembrar os benefícios que a companhia oferece aos funcionários, como vale-alimentação e descontos em lugares parceiros, além de reforçar a cultura organizacional e as causas defendidas.

E agora que você já conhece o conceito por trás da comunicação interna, está na hora de saber um pouco mais sobre os meios através dos quais pode repassar suas mensagens.

As 5 principais ferramentas de comunicação interna

Existem diversas ferramentas, tradicionais e tecnológicas, que podem ser usadas para realizar a comunicação entre empresas e colaboradores de forma efetiva. Dentre elas, destacam-se: e-mail marketing, TV corporativa, o tradicional quadro de avisos e mais.

Cada alternativa tem seus próprios benefícios e desafios. Conheça-as em detalhes a seguir.

1.  E-mail marketing

A forma mais básica e, ainda assim, extremamente assertiva de uma empresa se comunicar com os funcionários são os chamados “e-mail marketing”, enviados por uma caixa de entrada da própria companhia para os colaboradores todos os dias ou todas as semanas, preferencialmente.

Esse comunicativo pode ser usado para, por exemplo:

• informar sobre mudanças ou novas parcerias;
• celebrar datas comemorativas relevantes; e
• trazer notícias em primeira mão sobre temas importantes para a companhia.

Ao criar seus e-mails, opte por títulos chamativos e faça textos simples – que vão direto ao ponto – para aumentar a retenção dos leitores. E não envie vários comunicados num mesmo dia: isso pode acabar gerando desinteresse em consumir o conteúdo.

2.  Grupo de WhatsApp

Todo mundo usa o WhatsApp para conversar com amigos e colegas de trabalho, então, por que não aproveitar a oportunidade para criar um canal de comunicação com seus colaboradores também?

É possível bloquear o grupo para que apenas moderadores consigam enviar mensagens, além de trazer outros formatos de comunicação que não os textos, como links externos, imagens e vídeos ou até GIFs!

3.  Intranet

A intranet é uma plataforma exclusiva da empresa, que pode ser desenvolvida pelos gestores, por profissionais especializados ou, então, assinada através de um serviço parecido com o de streamings de áudio e vídeo.

Todos os colaboradores têm acesso a ela e podem entrar quando quiserem para encontrar os principais materiais, documentos e informações sobre o dia a dia de trabalho deles. Essa é uma ferramenta de comunicação interna muito conhecida no mundo corporativo, apesar de mais formal do que as outras.

Para aumentar seus acessos, use-a junto com algum outro recurso dentre os enumerados aqui, deixando que as duas opções se complementem na rotina.

4.  Quadro de avisos

Muito usado principalmente em fábricas, o quadro de avisos é um formato tradicional de comunicação interna – que, atualmente, se opõe às ferramentas mais tecnológicas, mas, na verdade, foi precursor de todas elas – e que pode ser mais barato e eficaz dependendo do ramo de atuação da sua empresa.

É legal colocá-lo em uma área que tenha bastante movimento e pensar em recursos visuais para que ele chame bastante atenção. Os comunicados que serão fixados ao quadro, idealmente, devem ter frases curtas e letras grandes e fáceis de ler.

Cuidado com a cor da impressão também!

Fique à vontade para se arriscar por caminhos ainda mais diferentes, se preferir. Essas aqui de cima são as principais ferramentas, sim, mas a comunicação interna também pode acontecer através de um simples protetor de tela já instalado nos computadores da empresa ou por meio de uma rede social interna, como workplace e yammer, geralmente parecidas com uma página de bate-papo virtual, mas com mais recursos e segurança.

5.  TV corporativa

Muito usada para trazer mensagens rápidas e institucionais, a TV corporativa pode ser colocada em lugares estratégicos do escritório, nos quais existe um alto fluxo de funcionários, para garantir que cada vez mais profissionais possam ser impactados pelos avisos.

Atualmente, ela também pode ser substituída por totens ou monitores com notícias que ficam passando o dia inteiro.

Ao implementar esse modelo, pense sempre em trazer a menor quantidade de texto possível por tela, mas todos com mensagens impactantes, e divida as informações em duas telas se precisar, preocupando-se com deixar todas o mais simples e limpas possível.

Por exemplo, compartilhar a visão, missão e valores da empresa através de um recurso de comunicação interna assim faz total sentido, já que cada ponto pode ser resumido em uma bela frase para ficar sempre grudado na mente de todos os colaboradores.

Explore as possibilidades, sempre priorizando as necessidades e limitações de cada trabalhador – e atenção: além de saber como comunicar, é essencial ter conhecimento sobre o que precisa ser comunicado. Continue a leitura!

Como criar um plano de comunicação interna?

Para criar um bom plano de comunicação interna, é estritamente necessário definir um objetivo, escolher as ferramentas que serão usadas e desenhar o modelo a ser seguido para espalhar as mensagens pela empresa.

Para a definição de objetivo, analise quais são as informações que precisam chegar aos funcionários e chame os líderes de todas as áreas para conversar e entender suas necessidades de comunicação – sejam elas metas definidas pela empresa, regras de vestimenta ou comportamento etc.

Depois, escolha quais serão as ferramentas utilizadas, pensando na realidade presente da empresa e em qual é a verba disponível para implementar esses recursos. Não deixe de reler o tópico anterior deste artigo se precisar relembrar quais são as principais alternativas.

Por último, na hora da criação da sua comunicação interna, considere qual será a narrativa a ser seguida ao longo do ano, seguindo as diretrizes e objetivos da empresa. Se a meta é que todos os funcionários saibam sobre o setor em que atuam, traga isso nos comunicados.

Além disso, separe todas as grandes ações, os eventos e as datas importantes que virão e, semanalmente ou mensalmente, planeje os conteúdos que serão usados para comunicar tudo isso.

Agora que você já sabe como criar esse plano, leia mais sobre um outro termo que muitas vezes é confundido com a comunicação interna, que faz parte do mesmo setor, mas que tem suas diferenças.

Qual é a diferença entre endomarketing e comunicação interna?

Enquanto a comunicação interna é focada em disseminar informações para funcionários, o endomarketing é focado em utilizar os fundamentos do marketing com os próprios colaboradores, como ao fazer ações de comunicação e atividades que promovam engajamento.

Imagine que a sua empresa está patrocinando um teatro local e recebeu uma cota de ingressos gratuitos: em vez de sortear algumas pessoas para recebê-los, por que não fazer um quiz interativo no qual os vencedores ganham a oportunidade de assistir ao espetáculo?

Isso é um exemplo de endomarketing! O conceito não se separa do de comunicação interna, afinal, os funcionários precisam ser avisados de que há um concurso acontecendo, mas é complementar a essa estratégia e tem como objetivo principal engajar e não só comunicar.

Aliás, a junção dos dois é essencial para uma construção de relacionamento entre a empresa e os colaboradores e, melhorando a comunicação interna, o endomarketing também fica melhor e vice-versa.

Como melhorar a comunicação interna? Anote 6 sugestões!

Uma comunicação interna excelente precisa ter propósito, segmentação de conteúdo, ferramentas tecnológicas e muito mais. Você pode pensar que ela precisa resultar em boas ações de endomarketing para saber como melhorá-la!

Abaixo, estão algumas ideias a serem seguidas.

1.  Direcione cada comunicação para o público que você quer atingir

Nem toda informação faz sentido para o público geral e, por isso, é necessário segmentar os materiais que serão enviados ou publicados a cada dia ou durante a semana ou o mês.

Existem dados que são importantes para líderes comunicarem aos seus liderados e outros que somente o time de TI vai entender, por exemplo. Analise e enderece cada conteúdo para seu respectivo público de interesse.

2.  Leve propósito para as comunicações

Se sua empresa é engajada em causas sociais, ambientais e de diversidade, não apresente apenas informações sobre esses assuntos, mas crie ações que farão a diferença e que tenham impacto também para os colaboradores.

No Dia da Árvore, em vez de apenas fazer um e-mail marketing falando sobre a relevância dos cuidados com o meio ambiente, promova um plantio de mudas em algum parque próximo e explique com clareza por que a empresa está fazendo isso – quem sai ganhando e como.

A iniciativa aumentará a credibilidade e melhorará a percepção que os colaboradores têm sobre a empresa.

Informação e a conscientização são importantes, tanto quanto as ações. Além disso, melhoram a relação entre os funcionários e a companhia.

3.  Engaje os colaboradores

Lembra dos nossos exemplos sobre o quiz, mais lá pra cima neste artigo, e sobre o plantio de árvores logo no tópico anterior? Essas são só algumas ações que podem ajudar a engajar os colaboradores, e você precisa criar sua comunicação pensando no engajamento, por mais simples que seja!

Quanto mais engajadas, mais contentes as pessoas estão com o trabalho e melhor o serviço que desempenham. Fora que o engajamento leva a um envolvimento maior com a marca e ajuda a criar um sentimento de pertencimento e orgulho de fazer parte do time.

Mas as coisas não precisam ser sempre redondinhas e totalmente institucionais para funcionarem, viu?

4.  Saiba que a comunicação não precisa ser sempre institucional

É claro que as mensagens institucionais são importantes, mas também vale pensar no que pode gerar o interesse dos funcionários se trazido em forma de uma comunicação mais leve e descontraída – que agrega, mas sem tanta formalidade ou sem imposições.

Dicas de filmes e séries, sugestões de atrações e eventos e ofertas de serviços especiais, como atividades físicas diferentes, médicos ou cadeiras de massagem in loco, são algumas boas iniciativas que saem do habitual e impactam tanto na comunicação interna quanto no endomarketing.

O pulo do gato é: faça sugestões que ajudem todo mundo a trabalhar melhor e se sentir mais motivado. Assim, os dois lados saem ganhando.

5.  Ofereça treinamentos

Outra ideia para você comunicar através da ferramenta que escolher ao traçar o plano da sua comunicação estratégica é a oferta de capacitação com profissionais habilitados que podem ser encontrados através de uma plataforma de treinamentos empresariais, algo extremamente necessário para o crescimento dos profissionais e, consequentemente, para o seu negócio.

Informe que referências da área X ou Y virão ao escritório no dia TAL e na hora TAL, preparadas para melhorar possíveis gargalos e treinar os funcionários interessados em se tornarem ainda mais capacitados e aptos para suas funções.

Diga onde acontecerá o encontro e, se achar que pode ajudar, avise sobre o serviço de um cafezinho de primeira durante o papo também. Tá aí uma forma de gerar mais percepção de valor sobre sua marca para os funcionários!

6.  Invista em tecnologia

Por último, mas não menos importante, voltando ao fato de as principais soluções para comunicação interna serem tecnológicas e digitais, invista na modernidade para tornar todo o processo mais simples e gostoso.

A tecnologia não ajuda só na construção e divulgação dos comunicados, mas no momento de analisar se eles estão causando algum impacto ou não!

A melhor forma de entender o sucesso do que está sendo repassado dentro da empresa é contar com uma ferramenta tecnológica de comunicação interna para conseguir dados e relatórios que ajudarão na hora de tomar futuras decisões.

Veja alguns exemplos de boas comunicações internas no tópico abaixo.

Exemplos de comunicação interna nas empresas

Abaixo, você encontra um modelo de comunicação interna feita para e-mail marketing, um para mensagem de WhatsApp e outro para quadro de avisos. Os três podem servir de inspiração por aí!

E-mail marketing

A composição do e-mail marketing inclui um título chamativo e direto e informações importantes. Ele não precisa ser longo e, se a sua empresa tiver um tom mais informal, vale adicionar até um emoji ou outro no decorrer do comunicado.

 

Mensagem de WhatsApp

Neste caso, informações diretas e que sejam rápidas de ler funcionam muito mais do que textos gigantes.

 

Informativo para quadro de avisos

Título grande e uma linguagem um pouco mais formal funcionam bem para neste modelo, já que ele exige que a pessoa pare de caminhar ou de fazer qualquer atividade para ler do início ao fim.

Lembre-se: a comunicação interna é parte essencial do relacionamento, da captação e da retenção de talentos. Não deixe de implementar as ideias trazidas neste artigo para ter uma empresa mais ativa e com melhores resultados. Até a próxima!