Cronograma do projeto: como fazer em 5 passos

Um cronograma de execução de projeto pode ser montado em 5 passos: definição do escopo, desmembramento de atividades através da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), organização sequencial das tarefas, planejamento da duração de cada atividade e criação efetiva do roteiro.

Quem trabalha com projetos sabe que, sem um cronograma, as coisas ficam meio bagunçadas, não é mesmo?

Não há prazos, as etapas ficam confusas e até mesmo os colaboradores acabam por ficar um pouco perdidos na hora de executar suas tarefas.

Para acabar de vez com essa confusão, separamos um guia de como fazer um cronograma em 5 passos bem simples. Com essas dicas, você pode começar a implantar rotinas para os projetos da sua empresa agora.

Qual a importância do cronograma em um projeto?

Um recurso como esse auxilia na hora de garantir que todos os colaboradores entreguem suas tarefas no tempo estipulado para o prazo final, além de manter a ordem e mostrar organização por parte dos coordenadores.

Os benefícios de se montar um cronograma são vários:

• Pode ajudar a prever possíveis falhas no caminho.
• Auxilia na organização dos custos de operação.
• Aumenta a produtividade da equipe.
• Agiliza o processo de distribuição de tarefas.
• Atua na organização do tempo dos colaboradores.

Imagine que a única organização que a sua equipe tem é saber qual o prazo de entrega da atividade. Em um sistema como esse, muitas tarefas podem estar ainda atrasadas às vésperas da entrega.

Com as etapas bem definidas, o gestor pode prever possíveis falhas ao fazer o controle do cronograma do projeto, já que é possível acompanhar se há tarefas atrasadas ou se cada etapa está sendo executada no período certo.

O ideal é separar um prazo para entrega de cada parte ou tarefa. Estabelecer prazos e limites é uma das partes mais importantes em um cronograma.

Além dos prazos, a delegação de tarefas é mais um fator importante que uma rotina pode ajudar a estabelecer: separe as equipes e estabeleça tarefas para cada colaborador, juntamente com um prazo para que aquela tarefa seja entregue ao supervisor.

Com as tarefas bem definidas e os prazos estipulados, o gerenciamento de equipe fica bem mais fácil. O ideal é que o cronograma de execução do projeto seja montado antes do início das atividades, para que o gestor possa manter um controle mais eficiente durante a sua execução.

Em qual fase do projeto são elaborados os cronogramas?

Eles devem ser elaborados em período anterior ao início dos trabalhos. Afinal, ter a organização prévia à execução de um trabalho ajuda os colaboradores a estabelecerem metas diárias para cumprirem as tarefas que lhes são delegadas.

Inclusive, elaborar previamente esse roteiro ajuda a prever possíveis gastos durante a execução das atividades e também agilizar o processo de delegação de tarefas, além de otimizar o tempo da equipe inteira.

Quais são os tipos mais comuns de cronograma?

Não há apenas uma forma de se fazer um cronograma. Por isso, listamos aqui os 4 tipos mais comuns para você se inspirar e montar o seu.

1.  Diagrama de Gantt

O mais comum entre os tipos de diagrama é o Diagrama de Gantt. Essa ferramenta é bem visual e organiza o cronograma em um gráfico que funciona como um painel de tarefas para seus colaboradores.

Ele indica quando as tarefas deverão ser iniciadas, se há alguma atividade que antecedeu a próxima atividade, qual a duração dos trabalhos em cada etapa, quem é o responsável por cada etapa designada e também a previsão de término das atividades.

Toda essa organização é feita através de barras de gráfico coloridas que se relacionam umas com as outras, mostrando a interdependência das atividades no processo.

2.  Físico-financeiro

Para gestores que buscam maior organização financeira durante a execução dos projetos, o cronograma físico-financeiro pode ser a solução.

Através dele, é possível definir datas, estimativas de tempo e custo para desenvolvimento do trabalho, os materiais necessários para a sua execução e a mão-de-obra requerida também.

Ele também é muito utilizado na área de construção civil, justamente por ter como foco o controle orçamentário e a data do prazo limite para entrega de um serviço.

3.  Linha do tempo

Prático e simples, o cronograma em linha do tempo é o mais básico. Isso porque o gestor precisa apenas dispor as atividades e etapas do trabalho em uma linha do tempo e estabelecer prazos sobre elas.

Essa ferramenta dá uma visão mais geral da rotina, da tarefa a ser executada em cada etapa e destaca o prazo limite para execução de cada atividade.

4.  Cronograma de marcos

Também conhecido como cronograma de milestones, chegamos ao último modelo da nossa lista.

Nesse tipo de recurso, os prazos não são o principal foco da organização, mas sim as metas atingidas pela equipe. Com essa ferramenta, cada meta atingida ou etapa finalizada é adicionada ao painel do cronograma como um marco atingido pelo time.

Como fazer um cronograma de projeto em 5 passos

Agora que você já sabe a importância de se ter um roteiro como esse, os tipos dentre os quais você pode escolher e quais os benefícios esse sistema pode trazer à sua empresa, é hora de aprender como criar o seu em 5 passos.

O ideal é que se faça um cronograma macro do projeto, levando em consideração as atividades a serem executadas em um nível mais geral e, logo depois, ir desmembrando as atividades em tarefas menores. Vamos nessa?

1.  Defina o escopo do seu projeto

Primeiro de tudo, é preciso definir tudo o que será feito para que você e sua equipe consigam finalizar o projeto e entregar ao cliente final. Essa etapa em que se definem o planejamento, os custos, recursos, equipes e detalhes da operação é considerada como um trajeto do trabalho a ser desenvolvido.

Definir bem qual será o escopo do seu projeto permite que você distribua melhor os recursos, divida as equipes e estabeleça metas para o seu time também. Uma das etapas mais importantes na definição do escopo é prever as possíveis falhas que possam ocorrer e pensar também em uma solução prévia para elas.

2.  Elabore as etapas macro e micro do projeto com a EAP

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) desmembra as etapas de um trabalho e as divide em macro e micro, ou seja, as atividades maiores e centrais são ramificadas para etapas de atividades menores que devem ser feitas para atingir o resultado macro.

De modo geral, essa é uma forma bem simples de se organizar tudo o que deve ser entregue durante a realização das atividades.

A vantagem desse sistema é que, através da EAP, é possível delegar cada tarefa menor para um colaborador ou equipe diferente, assim ninguém fica sobrecarregado e a chance de otimizar o tempo de cada time envolvido é muito maior.

3.  Organize o sequenciamento de atividades

Todas as atividades do nível micro organizadas previamente pela Estrutura Analítica do Projeto são, sem dúvidas, muito importantes para a composição final do seu trabalho e, por isso, você deve organizar a ordem e importância da execução dessas atividades para dar sequência às atividades.

Essa etapa é essencial para evitar erros durante a produção, pois aqui devem ser elencadas as relações de interdependência entre as etapas. Pense, por exemplo, em um trabalho de edição de vídeo.

Você não pode colocar a edição do vídeo como etapa anterior à gravação do vídeo, certo? Porque a edição do vídeo depende dos vídeos serem gravados, e essa tarefa não pode ser executada sem a gravação, que deve ser, portanto, elencada como a primeira atividade a ser executada pela sua equipe.

Quando você organiza bem a sequência de atividades e tarefas no cronograma, você garante que não haja falhas e nem que seja preciso refazer alguma etapa, o que levaria mais tempo e custaria mais no seu orçamento.

4.  Estime a duração de cada etapa e otimize o tempo da equipe

Construir uma estimativa de tempo para cada etapa faz com que a equipe se organize para entregar todas as tarefas a tempo do prazo final. Mas nada de passar por cima do seu time.

Uma pesquisa deve ser feita para calcular quanto tempo cada funcionário leva, em média, para realizar determinada tarefa. Leve em conta também os intervalos durante a execução.

Depois disso, um bom gestor deve fazer o controle do cronograma observando o desenvolvimento das tarefas e procurando formas de otimizar o tempo da equipe.

Uma alternativa muito comum na hora de otimizar o tempo da sua equipe é estabelecer reuniões para conferir o progresso de cada etapa. Reuniões de brainstorming e intervalos de trabalho com dinâmicas também podem ajudar na hora de garantir que seu funcionário esteja sempre focado para realizar as tarefas exigidas.

5.  Crie o cronograma

Depois de escolher o tipo ideal para a sua empresa, você pode contar com softwares para construir o seu cronograma. Boa parte das ideias mencionadas neste artigo podem ser feitas diretamente em planilhas como o Excel e Google Sheets, por exemplo.

Afinal, o planejamento é uma etapa muito importante, mas visualizar o roteiro do projeto pronto através de um documento bem elaborado é o objetivo final que vai levar a sua equipe a entregar, dentro dos prazos estimados, um trabalho incrível e bem organizado.

Por fim, o ideal é que o gestor analise os resultados sempre ao fim das atividades e identifique o que deu certo e o que deu errado. Aprender com as falhas de projetos anteriores pode evitar que esses mesmos erros aconteçam novamente no futuro.