Se quiser sucesso nas suas reuniões 1:1 ou one-on-one (um para um, em português), preocupe-se com a escolha do local caso vá realizar o encontro presencialmente, os temas abordados e o tempo de duração, por exemplo.
Planeje-se e seja a primeira pessoa a compreender a importância da frequência de conversas tanto para a empresa quanto para os colaboradores. Enfatize tal importância aos seus liderados também!
Precisa de ajuda para arrasar? Neste texto, você vai encontrar as principais dicas e orientações de especialistas no assunto. Continue lendo.
O que significa reunião 1:1?
A reunião one-on-one é uma reunião que acontece periodicamente entre duas pessoas – geralmente entre um líder e cada um de seus liderados.
Seu objetivo é que haja uma troca de ideias sobre o andamento do trabalho e um alinhamento de expectativas tanto no âmbito pessoal quanto no profissional.
Quem faz uma one-on-one pode conversar sobre desenvolvimento, planos para o futuro e atualizações baseadas nos resultados da gestão de um projeto, dentre outros temas.
Para que serve a reunião one-on-one?
O principal foco da maioria das reuniões 1:1 é a troca de feedbacks numa via de mão dupla, ou seja, partindo do líder para a pessoa liderada e vice-versa.
Esses encontros contribuem com a produtividade dos funcionários na mesma medida em que contribuem para a gestão das equipes, tornando-se uma valiosa oportunidade de troca de informações e insights.
No mais, encontros assim também abrem oportunidades para:
- revisões de tarefas;
- determinação de novas ações;
- estabelecimento de prioridades;
- compreensão de necessidades e dificuldades pessoais ou profissionais dos colaboradores;
- identificação de problemas e conflitos;
- dentre outros pontos.
Outro aspecto importante das reuniões 1:1 é que elas ajudam a melhorar a cultura organizacional, pois permitem aos líderes entenderem melhor quais são as aflições de cada colaborador e como saná-las, valorizando os profissionais.
Qual é a importância dos líderes nas 1:1?
Só o fato de uma liderança separar um momento do dia para se reunir individualmente com um liderado já mostra disponibilidade em ouvir e interesse em saber mais sobre essa pessoa.
As 1:1, portanto, também ajudam as empresas a terem uma abertura maior no vínculo com seus colaboradores e compreenderem as opiniões deles sobre os processos e as políticas corporativos.
É líder e vai conduzir um bate-papo assim? Evite agir como “diretor(a)”: cabe a você deixar à vontade para uma conversa franca a pessoa que está “do outro lado”.
E qual é a importância da 1:1 para um liderado?
Reuniões individuais são extremamente válidas tanto para funcionários recém-chegados quanto para aqueles que já têm muito tempo de empresa, inclusive porque ajudam na retenção de talentos.
Em 1:1s com veteranos, aprofunde-se mais na conversa e busque ir além do papo sobre tarefas, abordando questões ligadas à visão de carreira e ao crescimento profissional. Por outro lado, aproveite as 1:1s com funcionários novos para os conhecer melhor e entender se eles estão se adaptando à rotina.
Aceita algumas dicas para o papo fluir da melhor maneira possível?
Como fazer uma one-on-one em 6 passos
Algumas etapas vão lhe ajudar a ter uma conversa mais produtiva, mas evite o excesso de burocracias e regras quando o assunto são reuniões um para um. Conforme você conhecer melhor cada um dos seus liderados, pode apostar que ambos vão definindo, juntos, os melhores formatos para os diálogos acontecerem.
Faça uma pauta, mas fuja dela se achar cabível, e permita ao colaborador falar sobre o momento atual do trabalho mesmo querendo levantar perguntas ligadas ao futuro, por exemplo.
Aqui estão as orientações que você precisava para arrasar nos seus próximos encontros!
1. Faça uma pauta
Chegue às reuniões com objetivos claros, portanto, já ao marcá-las ou durante o tempo entre o agendamento e o dia, crie uma pauta para elas ou ao menos uma lista de assuntos a serem conversados.
A ideia de anotar os assuntos num documento é excelente, principalmente se você conseguir compartilhar o arquivo com o liderado que vai participar da 1:1 para que ele possa refletir com antecedência sobre tudo!
2. Estabeleça um tempo de duração
Busque um equilíbrio entre discutir o que for necessário e não cansar os participantes ou absorvê-los em excesso e os impedir de executar outras tarefas no mesmo dia. Geralmente, o tempo mínimo de one-one-ones é de 30 minutos enquanto o máximo é de uma hora.
Sobraram alguns minutinhos ou você e a outra pessoa acabaram conversando por 1 hora e 15 minutos? Não tem problema!
3. Escolha o local
A privacidade é muito importante para uma reunião one-on-one, afinal, os dois participantes do encontro devem poder conversar sem interrupções e ruídos externos. O conforto também é crucial já que essas reuniões podem tratar de assuntos complexos que exigem mais concentração.
Mas nada de formalidades, hein! Evite fazer o encontro em lugares como a “sala do diretor” e aposte em espaços para reuniões mais descontraídas ou até um café.
4. Prepare as perguntas
Com o tempo e a pauta definidos e o local escolhido, na intenção de aproveitar ao máximo para que a reunião atinja o seu objetivo, prepare as melhores questões possíveis dentro do foco da conversa – desempenho, previsões, resultados, mais de um dos temas etc.
No quadro abaixo, você encontra alternativas de perguntas que vão lhe ajudar a conduzir o papo.
| Ideias de perguntas para one-on-one (1:1) | |
|---|---|
| Para abrir a conversa |
|
| Para entender o andamento dos projetos |
|
| Para falar sobre desempenho |
|
| Para falar sobre desenvolvimento pessoal ou profissional |
|
| Para pedir feedbacks |
|
| Para uma troca franca sobre a equipe e o ambiente |
|
| Para encerrar o diálogo |
|
5. Incentive a solução dos problemas
Além de questionar, esteja aberto a ouvir comentários de todos os tipos e não apenas concorde ou discorde deles, mas estimule a busca por soluções para os problemas que forem aparecendo durante a 1:1. Seja mentor(a), inspire seus liderados e dê a eles um senso maior de responsabilidade.
6. Repita tudo!
Crie um cronograma de 1:1s e as promova a cada semana, a cada 15 dias ou a cada mês, não com mais espaço do que isso. Faça o agendamento de cada encontro com antecedência para os colaboradores ficarem cientes de que eles vão acontecer e, se você perceber que toda 1:1 é encerrada com algum assunto pendente, experimente criar roteiros para as que ainda virão.
Você pode dividir uma conversa de 30 minutos em três partes de 10 minutos e escolher um tema para cada parcela. Só cuidado com alguns escorregões que podem pegar bem mal durante os papos!
Veja o que não fazer em reuniões 1:1
Assim como existem alguns “faça” também existem alguns “não faça” ligados às one-on-one dentro de empresas. Quer ver?
- Remarcações constantes: porque podem gerar atrasos e passar a sensação de que o encontro não é lá tão importante assim.
- Interrupções de outras pessoas, ligações ou mensagens: pois tiram o ritmo da reunião e deixam ambos os participantes dispersos.
- Atrasos: porque podem levar à necessidade de remarcação do papo ou à ausência de conclusão.
- Só falar sobre tarefas e projetos: afinal, a 1:1 também precisa servir como um direcionamento; uma espécie de mentoria.
- Não respeitar a vez de o colaborador falar ou não respeitar seu posicionamento: as reuniões precisam ser lugares seguros!
- Não tomar notas: um problema que pode levar os líderes a sequer se lembrarem do que foi conversado no último encontro.
Agora é só entrar em ação! Boa sorte no processo!
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